RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION GRAVES D’ACCORD
Préambule
Le présent règlement intérieur est établi par le Bureau de l’association Graves d’Accord en application de l’article 16 des statuts de l’association. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association dénommée Graves d’Accord, 1 place Saint Antoine Saint- Selve (33), et dont l'objet est de promouvoir l’apprentissage de la musique et d’en permettre la pratique au sein de l’association.
Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, et est annexé aux statuts de l’association.
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :
I Adhésion à l’association
II Attributions des organes dirigeants
III Fonctionnements de l’association
IV Règlement financier
V Devoirs des musiciens
VI Dispositions diverses
I– Adhésion à l’association
Article 1 - Admission de nouveaux membres
L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve de remplir les conditions d’admission prévues aux articles 5 et 6 des statuts et d’acquitter la cotisation fixée en assemblée générale.
L’association Graves D’accord peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci seront tenus de compléter un bulletin d’adhésion.
II - Cotisation
Les membres doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle fixée annuellement par le Bureau et l’Assemblée générale, via le site Helloasso ou par chèque libellé à l'ordre de l'association "Graves D'Accord"
La cotisation annuelle pour les membres sera exigible au mois de septembre de l’année n pour l’année n+1 ; le versement de la cotisation devra être effectué (par chèque à l’ordre de l’association Graves d’Accord, ou bien via l'application Helloasso) au plus tard le 31 Décembre pour avoir la qualité d’électeur le jour de l’assemblée générale ordinaire élective. Les nouveaux membres, arrivant en cours d’année, sont tenus de verser l’intégralité de la cotisation annuelle.
Nul membre ne peut être dispensé du paiement de la cotisation.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.
Article 3 - Conséquence de l’adhésion - Obligations de l’adhérent
L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.
Article 4 - Démission
Conformément à l’article 8 des statuts, la qualité de membre peut se perdre par démission. Celle-ci est alors adressée au Président de l’association par tout moyen. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.
Lorsque la qualité de membre est perdue, le membre démissionnaire s’engage à remettre à l’association les différents documents et objets qui appartiennent à celle-ci sous huitaine.
En cas de non-respect de cette clause, des poursuites seront engagées par voie judiciaire. Les éventuels frais engagés seront à la charge exclusive du contrevenant.
Article 5 – Protection de la vie privée des adhérents - Fichiers
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant via HelloAsso et Google .
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association ; il présente un caractère obligatoire. L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.
Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au Secrétaire de l’association.
Article 6 - Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l’article 12 des statuts de l’association Graves d’Accord, l’assemblée générale se réunit au moins une fois par an au plus tard trois mois après la clôture des comptes, sur convocation du président, soit par des membres de l'association représentants au moins le tiers des voix à l'Assemblée Générale.
Convocation
Seuls les membres à jour de cotisation sont autorisés à participer et à voter à l’assemblée.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :
· Convocation écrite ou électronique par le secrétaire 15 jours au moins avant la date fixée
Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation ainsi que l'ensemble des documents afférant aux questions qui seront soumises aux délibérations.
· Ordre du jour
Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée. Les questions des membres pourront être adressées par voie écrite ou électronique au président de l’association au plus tard trois jours avant la date de l’assemblée générale.
Candidatures
La présence d’au moins la moitié des membres en exercice est nécessaire pour que l’assemblée générale délibère. (art.11 des statuts). Elle élit le bureau et se prononce sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes et le budget de l’association.
Les candidats à l’élection du bureau peuvent se manifester à main levée lors de l’Assemblée Générale lors du renouvellement du Bureau. Les membres remplissant les conditions d’âge (18 ans) peuvent candidater sur les postes suivants :
Président, secrétaire et/ou secrétaire adjoint, trésorier et/ou trésorier adjoint, tous majeurs.
Délibérations
La présence, ou la représentation, d’au moins la moitié des membres en exercice est nécessaire pour que l’assemblée générale ordinaire puisse délibérer (art. 11 des statuts).
Le Président et le Secrétaire de l'association forment le bureau de l'Assemblée Générale. Le Président assure la police de l'audience et veille au respect de l'ordre du jour. Le Secrétaire rédige un procès-verbal de la séance signé par lui-même, contresigné par le Président.
En cas d'absence du Président et du Secrétaire de l'association, l'assemblée générale désigne un président de séance ainsi qu’un secrétaire de séance parmi les membres présents.
Le vote des résolutions et l’élection du Bureau s’effectuent à main levée. Les décisions sont prises à la majorité simple.
Article 7 - Assemblée Générale Extraordinaire
Convocation
Les convocations à une assemblée générale extraordinaire sont établies dans les mêmes conditions qu’une assemblée générale ordinaire.
Décisions
Conformément à l’article 12 des statuts, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, d’une situation financière difficile, de la conclusion d’un emprunt bancaire ou de toute circonstance prévue par les statuts, à la demande du président ou à la demande écrite de la moitié plus un des membres inscrits (art. 12 des statuts).
Quorum et vote
Le vote des résolutions se déroule à main levée à la demande de la moitié des membres présents ou représentés.
Les décisions entérinées par une assemblée générale ne peuvent l’être qu’à la majorité des membres présents ou représentés.
Titre II - Attributions des organes dirigeants
Article 8 - Le Bureau
Le bureau a pour objet de gérer les affaires courantes de l’association en matière d’administration, d’animation, de développement, de gestion de l’association. Il met en œuvre les décisions votées par les assemblées générales.
Il est composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier à minima. Il peut être complété par un secrétaire adjoint ou un trésorier adjoint, si nécessaire.
Le bureau se réunit autant de fois que la situation l’exige. Sauf cas exceptionnel, la convocation d’une réunion de bureau s’effectue avec un délai de prévenance de 8 jours.
Article 9 - Le Président
D’une façon générale, le président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir et notamment :
Il assure la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association
Il organise l’engagement des bénévoles
Il est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile, auprès des administrations, des partenaires publics ou privés, et du public.
En cette qualité, le président peut donc signer les contrats au nom de l’association, dans la limite de la législation en vigueur et des pouvoirs que lui confèrent les statuts, le présent règlement et les décisions souveraines de l’assemblée générale.
Il convoque et préside le bureau et le conseil d'administration, préside les assemblées générales, et dispose de l'initiative des réunions des organes et de la maîtrise des ordres du jour.
Il est autorisé à ouvrir et à faire fonctionner les comptes de l’association. Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association. Il ordonnance les dépenses dans les limites fixées par l’article 15 du règlement intérieur.
Il veille au respect des prescriptions légales (règles de sécurité, conventions) et peut interrompre les activités de l’association dès lors que les conditions de sécurité ne sont pas réunies.
Il représente le cas échéant l’association pour agir en justice.
Article 10 - Le Trésorier
Il est le responsable financier de l'association. Il veille au respect des grands équilibres financiers. Il assure les tâches suivantes :
Gestion des recettes de l'association : cotisations, subventions, dons, inscriptions
Préparation et suivi du budget
Suivi des dépenses et paiement des factures et remboursement de frais,
Gestion des comptes de l'association,
Tenue de la comptabilité,
Rédaction de la partie financière du rapport moral et financier lu en assemblée générale.
Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association.
Les membres du bureau établissent chaque année le budget et proposent les tarifs au vu des coûts de l’association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers.
Article 11 - Le Secrétaire
Le secrétaire est essentiellement chargé des formalités administratives de l'association. Il veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Il assure les taches suivantes :
La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
Les déclarations en préfecture (création, modifications statutaires, changement de dirigeants, dissolution) ;
Les publications au journal officiel ;
La tenue du registre spécial s’il existe au sein de l’association ;
La tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées qu’il signe conjointement avec le président afin de les certifier conformes.
Il assiste le président dans la constitution des dossiers de demandes d’autorisation, de subventions, d’agrément.
Il gère la réservation des salles des locaux de l’association sur sollicitation écrite des membres.
L'ensemble de ces rôles peuvent s'agrémenter d'un adjoint ou d'une adjointe, selon le principe de parité.
Article 12 - Direction musicale
La Direction musicale de l’ensemble est décidée par les adhérents, qui votent et choisissent les morceaux qu’ils veulent jouer à la majorité des votes exprimés, par messagerie instantanée ou directement lors des répétitions.
III- Fonctionnement de l’association
Article 13 - Communication
L’association Graves d’Accord met en place une politique de communication destinée à favoriser la publicité autour des différentes activités qu’elle propose :
Site internet
Adresses courriel au nom de l’association
Réseaux sociaux
Newsletter
Relations officielles ou de presse
Seuls sont habilités à gérer, au nom de l’association, ces moyens de communication les membres du Bureau, ou un membre de l’association par délégation de community manager.
Article 14 - Courriers, mails et messagerie instantanée
La boîte postale est disposée à l’extérieur des locaux, dans la cour de la Mairie. Les membres du Bureau procèdent à la levée du courrier.
Les mails sont gérés par les membres du Bureau.
Un canal Whatsapp est mis à disposition des membres de l’association pour échanger de manière instantanée. Ce canal est modéré par les membres du Bureau.
Article 15 - Archives - documentation - documents de travail
Les documents de travail, de documentation sont archivés sur le compte Google de l’association.
IV - Règlement financier
Article 16 - Modalités d’engagement des dépenses
Le Président et le trésorier de l’association sont les seules personnes autorisées à procéder au règlement des dépenses. Par délégation, un membre de l’association peut régler une dépense en établissant une facture à soumettre au Trésorier pour demander à être défrayé. Cependant, une autorisation préalable expresse du Président ou du Trésorier est nécessaire.
Article 17 - Trésorerie et comptabilité
La bonne tenue des comptes est garantie par le trésorier qui ne procède à des paiements que sur présentation d’une pièce comptable visée du président ou du secrétaire. La sincérité et la conformité des comptes sont garanties annuellement par le Président.
Article 18 - Instruments de paiement
L'association peut disposer de différents moyens de paiement mis à sa disposition par la banque, notamment chéquiers et/ou carte bancaire au nom de l'association. Le président et le trésorier sont détenteurs des chéquiers. L'association peut également avoir recours au paiement en ligne grâce à un accès sécurisé. Les codes d’accès aux services bancaires en ligne ou de la carte bancaire sont sous la responsabilité de leurs utilisateurs qui doivent s’assurer de leur confidentialité.
Article 19 - Modalités de remboursement des frais
Les frais justifiés par l’activité réelle du bénévole, dûment missionné par l’association, sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
Les frais doivent être :
Remboursés à l'euro près dans les limites fixées par le Bureau.
Justifiés (tickets ou factures),
Justifiables (c'est-à-dire correspondre uniquement à des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association).
Les frais doivent revêtir un caractère exceptionnel et non régulier.
Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.
Tous les frais font l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.
Les membres de l’association peuvent abandonner ces remboursements et en faire don à l’association en vue d’une réduction d’impôt sur le revenu (art.200 du CGI), dans les conditions et limites déterminées par les règles en vigueur.
V - Devoirs des musiciens
Article 20 - Répétitions
Les répétitions se déroulent principalement à la Salle polyvalente de la Commune De Saint-Selve. Elles peuvent être délocalisées sur un autre endroit se trouvant sur la Communauté de Communes de Montesquieu.
Elles peuvent également avoir lieu chez un adhérent, à la discrétion de ce dernier et des adhérents acceptant d’y répéter. Toutefois, les mineurs y restent sous la responsabilité de leurs parents ou tuteurs légaux.
Afin d'éviter les plaintes pour tapages nocturnes ou autres nuisances, les répétitions se terminent à 22H00 ou se conforment à la réglementation en vigueur au sein des locaux ou de la municipalité concernés.
Article 21 - Participations aux activités associatives
L’association Graves d’Accord peut participer aux différentes manifestations organisées au sein de la communauté de communes (fêtes communales, etc…), avec l’accord du Bureau et sous réserve de sa disponibilité. Si l’association est amenée à organiser elle-même un évènement musical en public, elle s’engage à faire les démarches de déclaration nécessaires auprès de la SACEM, en ce qui concerne la reprise de morceaux de musique non libres de Droit. En ce cas , un membre du Bureau sera désigné pour assurer cette tâche.
- Des membres de l'association peuvent faire le choix de participer à des évènements extérieurs tels que des concerts, sans pour autant impliquer l'association ou afficher leur appartenance à celle-ci. Cela relève alors de leur responsabilité individuelle et n'impliquerait en aucun cas l'association et ses responsables.
Toutefois l'association se réserve un droit de regard sur la participation de ses membres à des évènements qui seraient jugés contraires aux valeurs portées par l'association.
- Commission de travail.
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du Bureau.
Article 22 – Respect des Biens, des personnes et des locaux mis à disposition
Intégrité des personnes
- Les adhérents sont tenus de se respecter les uns les autres, de ne proférer aucune insulte ou remarque blessante à l’encontre d’un autre adhérent.
- La violence verbale et physique est proscrite au sein du collectif
- Toute attitude ou comportement pénalement répréhensible, au sein du Groupe pendant les répétions ou en dehors, fera l’objet d’une mesure disciplinaire pouvant déboucher sur une exclusion, par décision du Président.
Intégrité du matériel et des locaux
- Les adhérents sont responsables de leur matériel pendant les répétitions. L’association ne peut être tenue pour responsable en cas de détérioration ou de vol du matériel de ses adhérents pendant celles-ci. Le prêt de matériel entre adhérents se fait à la discrétion de ces derniers.
- Au cas où l’association mettrait à disposition du matériel lui appartenant, les adhérents sont appelés à ne pas le dégrader et à le restituer en bon état à l’issue de la répétition. Le cas échéant, un dédommagement peut être réclamé à hauteur du coût des réparations ou du matériel à remplacer.
- Les locaux de répétition sont gracieusement mis à disposition par la Mairie de Saint-Selve ou autre collectivité locale (Département ou autres communes de la Communauté de Communes de Montesquieu). Les adhérents s’engagent à respecter le règlement intérieur de ces locaux et devront assumer le coût d’éventuelles dégradations, pour lesquelles ils seraient tenus responsables.
VI - Dispositions diverses
Article 23 - Délégation
Le Bureau peut déléguer (un adhérent), pour représenter l’association en tant que de besoin. Ce mandat ne peut être que spécial et à durée déterminée.
Article 24 - Consultation des adhérents
La consultation des adhérents est possible par Messagerie instantanée ou par mail, sauf pour ce qui aura trait à des modifications statutaires ou du règlement intérieur ou à des approbations de bilan d’activités ou financier.
Article 25 - Droit à l’image
Conformément à la législation en vigueur régissant le droit à l’image et conformément aux engagements de cession de droits d’images figurant sur le bulletin d’adhésion à l’association, et des facultés offertes à y renoncer, l’association Graves d’Accord pourra :
Photographier, filmer les membres dans le cadre des activités mises en place par l’association
Permettre la prise de vue représentant les membres par des photographes ou journalistes
Imprimer, reproduire, éditer, publier et diffuser ces images sur tout support multimédia (publications écrites et multimédias, dépliants, plaquettes publicitaires, affiches, magazines, vidéos, site internet, réseaux sociaux …) au bénéfice de l’association ou de la Ville de Saint-Selve et de la Communauté de Communes de Montesquieu.
Céder ces droits liés à l’utilisation de l’image de ses membres à titre gracieux à la Ville de Saint-Selve et à la Communauté de Communes de Montesquieu.
Les adhérents contrevenant à ses dispositions engagent leur responsabilité personnelle vis-à-vis de la personne représentée. L’association Graves d’Accord ne saurait être tenue pour responsable en cas de manquement au respect de ces dispositions par un de ses membres.
Article 26 - RGPD - Collecte de données personnelles
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les informations recueillies par l’association Graves d’Accord font l’objet d’un traitement informatique destiné à assurer la gestion administrative de ses membres (désignés conformément à l’art.5 des statuts de la l’association Graves d’Accord et à l’art.2 du présent règlement). Chaque utilisateur ne peut accéder qu’aux seules informations auxquelles il a besoin d’accéder dans l’exercice de ses fonctions au sein de l’association.
Sans opposition de la part des membres (ou leurs représentants légaux pour les mineurs), les informations qui sont communiquées sur les différents documents, nécessitant le recueil d’informations personnelles, figurent dans les fichiers de l’association Graves d’Accord.
Par demande écrite au président, ils peuvent accéder aux données les concernant et en obtenir une copie (art. 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (art. 16 du RGPD), s’opposer au traitement de leurs données dans les conditions prévues par l’art. 21 du RGPD et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’art. 17 du RGPD. Ils disposent dans certains cas d’un droit à la portabilité (art. 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.
Article 27 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur est établi par le Bureau et l’assemblée générale conformément à l’article 16 des statuts de l’association.
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par l’assemblée générale ordinaire à la majorité simple des membres.
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l’association par courrier ou courriel sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.
Article 28 - Publicité
Le règlement intérieur sera distribué à chaque adhérent et sera visible sur son site internet